n8n Integration

Was ist n8n?

n8n ist eine Open-Source-Plattform für Workflow-Automatisierung, mit der du Manatal mit Hunderten anderer Tools verbinden kannst – darunter Slack, Google Sheets, HubSpot, Salesforce, Microsoft Teams und mehr. Anders als andere Automatisierungstools kann n8n zur vollständigen Datenkontrolle selbst gehostet oder über n8n Cloud genutzt werden.

Jede Automatisierung in n8n wird als Workflow bezeichnet und besteht aus zwei Kernkomponenten:

• Der Trigger-Knoten (Trigger Node): Das Ereignis, das den Workflow startet (z. B. wird ein neuer Kandidat in Manatal erstellt).
• Der Aktions-Knoten (Action Node): Die automatisierte Reaktion in einer anderen App (z. B. eine Nachricht an einen Slack-Kanal senden).

Was ist die Manatal n8n Integration?

Diese Integration fungiert als Brücke zwischen Manatal und Hunderten von Apps und ermöglicht es dir, deine Arbeit zu automatisieren und die Produktivität zu steigern.

• Der Manatal-Knoten (@manatal/n8n-nodes-manatal) ist ein verifizierter Community-Knoten. Die Verifizierung bedeutet, dass er die Sicherheits- und Qualitätsprüfung von n8n bestanden hat und damit eine offizielle Integration ist, die sowohl für Cloud- als auch für selbst gehostete Nutzer verfügbar ist.
• Die vollständige Liste der Manatal-Trigger und -Aktionen findest du in diesem Leitfaden.

Warum die Manatal n8n Integration nutzen?

Die Integration von Manatal mit n8n ermöglicht es deinem Team, wiederkehrende Recruiting-Aufgaben zu automatisieren, deine Tools synchron zu halten und vollständig individuelle Workflows ohne Programmierung zu erstellen:

• Spare Stunden an Verwaltungsaufwand: Übertrage die Daten eingestellter Kandidaten automatisch in dein HRIS, dein Gehaltsabrechnungssystem oder dein CRM, sobald ein Match als eingestellt markiert wird.
• Verbessere die Kommunikation: Benachrichtige dein Team in Echtzeit über Slack oder Microsoft Teams, wenn ein Kandidat in eine neue Phase wechselt oder sich der Status eines Stellenangebots ändert.
• Standardisiere Prozesse: Stelle sicher, dass jeder neue Bewerber eine Einladung zu einer Bewertung, eine Anfrage zur Überprüfung des Hintergrunds oder ein DSGVO-Einwilligungsformular erhält – ohne dass sich jemand in deinem Team daran erinnern muss.
• Baue deine eigenen Lösungen: Du musst nicht darauf warten, dass unser Team eine bestimmte Integration entwickelt. Verbinde Manatal mit jedem Tool in deinem Stack und erstelle Workflows, die auf deinen individuellen Einstellungsprozess zugeschnitten sind.

Den Manatal-Knoten installieren

Wie du den Manatal-Knoten installierst, hängt davon ab, ob du n8n Cloud oder eine selbst gehostete Instanz nutzt.

Es gibt vier Möglichkeiten, Community-Knoten zu installieren.

1. Knoten-Panel

Verifizierte Community-Knoten können direkt über die n8n-Arbeitsfläche installiert werden – eine Einstellungsseite ist nicht erforderlich.

1. Öffne einen Workflow in deiner n8n-Cloud-Instanz. Klicke auf die Schaltfläche „+“, um das Knoten-Panel zu öffnen.
2. Suche nach „Manatal“.
3. Klicke auf den Knoten und wähle deinen Trigger oder deine Aktion aus. Erfahre mehr in diesem Leitfaden.

2. Einstellungs-Oberfläche (Self-Hosted)

1. Gehe in deiner n8n-Instanz zu Einstellungen und dann zu Community-Knoten.
2. Klicke auf „Community-Knoten installieren“.
3. Gib den Paketnamen ein: @manatal/n8n-nodes-manatal
4. Stimme dem Risikohinweis zu und klicke auf „Installieren“.

3. Kommandozeile (Self-Hosted)

Falls deine Instanz die Installation über die grafische Oberfläche nicht unterstützt, kannst du den Knoten manuell über npm installieren und anschließend deine n8n-Instanz neu starten.

1. Greife auf deine Docker-Shell zu:

docker exec -it n8n sh

2. Erstelle ~/.n8n/nodes, falls es noch nicht existiert, und navigiere hinein:

mkdir ~/.n8n/nodes
cd ~/.n8n/nodes

3. Installiere den Knoten:

npm install @manatal/n8n-nodes-manatal

4. Starte deine n8n-Instanz nach der Installation neu. Weitere Details findest du im Leitfaden zur manuellen Installation von n8n.

4. Konfigurationsdatei (Self-Hosted)

Wenn dein IT-Team n8n-Instanzen automatisiert einrichtet, kann der Manatal-Knoten in die Konfiguration deiner Instanz aufgenommen werden, sodass er beim Start mit einer bestimmten ausgewählten Version installiert wird. Dies wird in der Regel von der Person verwaltet, die für dein n8n-Deployment zuständig ist.

Bitte sie, den Leitfaden von n8n zur Installation über Umgebungsvariablen für die Einrichtungsschritte zu Rate zu ziehen. Der Paketname lautet @manatal/n8n-nodes-manatal.

Die n8n-Integration aktivieren

Deinen Manatal API-Schlüssel abrufen

1. Rufe die folgende Seite auf. Alternativ klicke in deinem Seitenmenü auf „Verwaltung“ und öffne die Kategorie „Funktionen“.
   
   
2. Klicke auf „Open API“.
   
3. Klicke auf „Neues Token generieren“.
   
4. Gib den Namen des API-Tokens ein (z. B. „n8n Integration“) und klicke auf „Generieren“.
   
5. Kopiere den generierten API-Schlüssel.
   
6. Melde dich bei deinem Manatal-Konto an und suche die Manatal-App-Verbindung. Gib das Manatal-API-Token ein, um die Integration abzuschließen. Erfahre hier mehr.

Häufige Anwendungsfälle

Nutze diese Workflows als Inspiration dafür, was möglich ist, wenn du Manatal mit deinem gesamten Recruiting-Stack verbindest.

Elektronische Signaturen & Angebote

Anwendungsfall: Löse rechtliche Dokumente und Angebotsschreiben automatisch aus, sobald ein Kandidat in die Phase „Angebot“ wechselt. Du kannst diese Dokumente mit Daten vorausfüllen, die direkt aus Manatal stammen (wie Name, Gehalt oder Jobbezeichnung), um Genauigkeit zu gewährleisten und deinem Team wiederholte Dateneingaben zu ersparen.

• DocuSign: Wenn ein Match verschoben wird, gefiltert nach der Phase Angebot → Sendet das entsprechende Angebotsschreiben oder den Arbeitsvertrag zur elektronischen Signatur.
• Dropbox Sign: Wenn ein Match verschoben wird, gefiltert nach der Phase Angebot → Sendet eine mit Kandidaten- und Job-Daten vorausgefüllte Signaturanfrage.
• PandaDoc: Wenn ein Match verschoben wird, gefiltert nach der Phase Angebot → Erstellt und sendet eine aus Manatal vorausgefüllte Auftragnehmervereinbarung.

KI-gestützte Lebenslauf-Vorauswahl

Anwendungsfall: Bewerte Kandidaten im großen Maßstab. Wenn ein neuer Kandidat zu Manatal hinzugefügt wird, bewertet und fasst ein KI-Modell dessen Eignung für den Job zusammen, schreibt das Ergebnis als Notiz in dessen Profil und benachrichtigt einen Recruiter, sobald der Score deinen Schwellenwert überschreitet.

• OpenAI: Wenn ein Kandidat in Manatal erstellt wird → Sendet dessen Lebenslauf und die Jobbeschreibung an ein GPT-Modell und schreibt den Eignungs-Score als Manatal-Notiz zurück.
• Anthropic Claude: Wenn ein Kandidat in Manatal erstellt wird → Erstellt mit Claude eine detaillierte Bewertung und fügt sie als Manatal-Notiz mit gekennzeichneten Erfahrungslücken hinzu.
• Google Gemini: Wenn ein Kandidat in Manatal erstellt wird → Extrahiert strukturierte Daten (Fähigkeiten, Erfahrung, Ausbildung) aus dem Lebenslauf und aktualisiert das Kandidatenprofil in Manatal.
• Slack: Im gleichen Workflow fortfahrend, wenn der Score deinen Schwellenwert überschreitet → Veröffentlicht eine Kandidatenzusammenfassung in deinem Recruiter-Kanal.

HRIS & Onboarding

Anwendungsfall: Überbrücke die Lücke zwischen Recruiting und Personalabteilung. Sobald ein Match deine Phase „Eingestellt“ erreicht, synchronisiere die Kandidatendaten direkt mit deinem HRIS, um das Onboarding zu starten, und öffne automatisch die zugehörigen Aufgaben.

• BambooHR: Wenn ein Match verschoben wird, gefiltert nach der Phase Eingestellt → Erstellt einen neuen, mit Kandidatendaten vorausgefüllten Mitarbeiterdatensatz.
• Workday: Wenn ein Match verschoben wird, gefiltert nach der Phase Eingestellt → Startet eine Einstellungstransaktion und weist die passende Onboarding-Checkliste zu.
• Jira: Wenn ein Match verschoben wird, gefiltert nach der Phase Eingestellt → Erstellt ein Onboarding-Aufgabenticket und weist es dem zuständigen Team zu.

Synchronisierung von Recruiting-Daten & Reporting

Anwendungsfall: Rufe nach einem nächtlichen Zeitplan jeden seit dem letzten Lauf aktualisierten Kandidaten, Match und Job ab und schreibe sie direkt in deine Datenbank oder dein Data Warehouse. Hält deine BI-Dashboards aktuell, ohne manuelle Exporte oder Middleware.

• PostgreSQL / MySQL: Bei einem nächtlichen geplanten Trigger, Kandidaten und Matches abrufen → Aktualisiert Datensätze in deiner internen Recruiting-Datenbank (Upsert).
• Google BigQuery: Bei einem nächtlichen geplanten Trigger, Kandidaten und Matches abrufen → Streamt Datensätze für umfangreiche Analysen in dein Data Warehouse.
• Google Sheets: Bei einem nächtlichen geplanten Trigger, Viele aktualisierte Matches abrufen → Fügt eine tägliche Pipeline-Zusammenfassung für Stakeholder hinzu.

Interview-Planung & Follow-up

Anwendungsfall: Sende eine Bestätigung per E-Mail, sobald ein Interview geplant wird, Vorbereitungsmaterialien 24 Stunden vorher und eine Erinnerung am Tag des Interviews – alles ausgelöst durch eine einzige Phasenänderung in Manatal.

• Gmail / Outlook: Wenn ein Match verschoben wird, gefiltert nach der Phase Interview → Sendet sofort eine Bestätigung, nach 24 Stunden Vorbereitungsmaterialien und am Morgen des Interviews eine Erinnerung.
• Google Calendar: Wenn ein Match verschoben wird, gefiltert nach der Phase Interview → Erstellt eine Kalendereinladung für den Kandidaten und das Interview-Panel.

Teamkommunikation

Anwendungsfall: Halte das gesamte Team in Echtzeit auf dem Laufenden. Veröffentliche eine Zusammenfassung der Pipeline-Bewegungen direkt auf der Chat-Plattform deines Teams.

• Slack: Wenn ein Match verschoben wird → Veröffentlicht eine Zusammenfassung des Phasenwechsels in deinem Recruiting-Kanal.
• Microsoft Teams: Wenn ein Kandidat in Manatal erstellt wird → Veröffentlicht eine Kandidaten-Zusammenfassungskarte im Kanal deines Einstellungsteams.

Best Practices für den Aufbau von Workflows

1. Aktiviere deinen Workflow:
   • n8n registriert den Trigger nur bei Manatal, wenn ein Workflow eingeschaltet ist. Solange ein Workflow inaktiv ist, erreichen ihn Manatal-Ereignisse nicht. Erstelle und teste mit den manuellen Testfunktionen von n8n und aktiviere den Workflow erst, wenn du bereit für den Live-Betrieb bist.
2. Beginne mit einem einfachen 2-Knoten-Workflow.
   • Bevor du komplexe, mehrstufige Workflows erstellst, beginne mit einem einzelnen Trigger und einer einzelnen Aktion (z. B. Manatal zu Slack). Sobald du mit dem Datenfluss vertraut bist, kannst du weitere Schritte hinzufügen.
3. Verwende beschreibende Namenskonventionen:
   • Je mehr Automatisierungen du erstellst, desto schwieriger kann die Verwaltung werden. Benenne deine Workflows nach dem Ablauf, zum Beispiel: „[Manatal → DocuSign] Angebotsschreiben senden, wenn Phase Angebot ist.“ Du kannst deine Workflows außerdem taggen, um zusammengehörige Automatisierungen zu gruppieren.
4. Nutze „IF“-Knoten:
   • Trigger lösen bei jedem übereinstimmenden Ereignis in Manatal aus. Verwende den integrierten IF-Knoten von n8n, um sicherzustellen, dass der Workflow nur fortgesetzt wird, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind (z. B. nur eine bestimmte Pipeline-Phase oder nur Jobs vom Typ „Vollzeit“). Das hält deine Daten sauber und reduziert unnötige Ausführungen. Erfahre mehr über das Aufteilen von Workflows mit Bedingungen.
5. Teste mit „Dummy“-Daten:
   1. Erstelle einen Testkandidaten oder Testjob in Manatal, um deinen Workflow zum ersten Mal auszulösen. So kannst du genau sehen, wie die Daten in der Zielanwendung erscheinen, bevor du sie auf echte Bewerber anwendest. Du kannst jeden Lauf in deinem Ausführungsverlauf überprüfen, um genau zu sehen, welche Daten durch jeden Schritt geflossen sind.
6. Richte einen Fehler-Workflow ein:
   1. n8n ermöglicht es dir, einen dedizierten Workflow zur Fehlerbehandlung zuzuweisen, sodass dein Team automatisch benachrichtigt wird, wenn eine Automatisierung fehlschlägt. Das hält deine Datenpipeline zuverlässig. Sieh dir den n8n-Leitfaden zum eleganten Umgang mit Fehlern an.

Weitere Informationen zum Entwerfen, Testen und Warten von Workflows findest du im n8n-Leitfaden zum Erstellen von Workflows.

FAQ

F1. Welche Manatal-Trigger und -Aktionen sind in n8n verfügbar?

Die Integration bietet 7 Trigger und 69 Aktionen über 19 Ressourcen hinweg. Die vollständige Liste findest du auf unserer Referenzseite für Trigger und Aktionen.

F2. Benötige ich ein kostenpflichtiges n8n-Konto, um die Manatal-Integration zu nutzen?

Du kannst mit dem kostenlosen Cloud-Plan von n8n starten oder n8n kostenlos selbst hosten. Je nach Komplexität deiner Workflows oder deinem monatlichen Ausführungsvolumen benötigst du möglicherweise irgendwann ein kostenpflichtiges n8n-Abonnement.

F3. Welche Manatal-Pläne beinhalten den Zugriff auf die n8n-Integration?

Die Integration erfordert Open-API-Zugriff, der im Enterprise Plus Plan enthalten ist. Wenn du einen anderen Plan hast, wende dich bitte an unser Support-Team, um über ein Upgrade oder die Aktivierung des API-Zugriffs für dein Konto zu sprechen.

F4. Erfolgt die Datenübertragung zwischen Manatal und n8n sofort?

Nahezu sofort. Sobald ein Trigger-Ereignis eintritt (z. B. die Erstellung eines neuen Kandidaten), werden die Daten innerhalb von Sekunden per Webhook an deinen aktiven n8n-Workflow gesendet.

F5. Ich erhalte einen 'Nicht autorisiert'-Fehler; wie behebe ich das?

Das bedeutet in der Regel, dass das API-Token in Manatal gelöscht oder deaktiviert wurde. Generiere zur Behebung einfach ein neues Open-API-Token in deinen Manatal-Verwaltungseinstellungen und aktualisiere die Anmeldedaten im Bereich „Anmeldedaten“ deiner n8n-Instanz.

F6. Kann ich Manatal-Datensätze über n8n löschen?

Nein. Aus Sicherheitsgründen bietet die Integration bewusst keine Löschvorgänge an. Datensätze können nur erstellt, abgerufen und aktualisiert werden.