Ceci ne peut être fait que par un Administrateur.
Les formulaires de demande de poste vous permettent de standardiser la manière dont les demandes sont faites en créant des modèles que les Invités peuvent utiliser pour faire des demandes de poste depuis le Portail des Invités.
Les formulaires de demande de poste ne seront visibles par vos Invités que sur le Portail des Invités.
- Pour utiliser les demandes de poste, référez-vous à l'article suivant.
- Pour plus d'informations sur la façon dont les invités peuvent utiliser les demandes via le Portail des Invités, référez-vous à l'article suivant.
Gérer les Fonctionnalités de Demandes de Poste
- Rendez-vous sur la page suivante. Alternativement, cliquez sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie "Fonctionnalités" puis la catégorie "Demandes de Poste".
- Activez/désactivez la fonctionnalité Demandes de Poste.
Créer un Formulaire de Demande de Poste
- Rendez-vous sur la page suivante. Alternativement, cliquez sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie "Fonctionnalités" puis la catégorie "Demandes de Poste" puis cliquez sur "Formulaires".
-
Cliquez sur "Ajouter un nouveau formulaire".
-
Remplissez les champs et cliquez sur "Enregistrer".
Les informations saisies dans le champ "Description" seront visibles sous forme d'info-bulle lorsque les Invités sélectionneront des formulaires dans le Portail des Invités.
- À partir de là, vous pouvez configurer tous les champs qui apparaîtront dans le formulaire de demande. Pour créer un nouveau champ, cliquez sur "Ajouter un champ", remplissez les informations dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur "Enregistrer".
Voici les différents types de champs :
- Texte : Les Invités pourront écrire du texte jusqu'à 255 caractères.
- Texte long : Les Invités pourront écrire du texte sans limite de caractères.
- Date : Les Invités seront invités à saisir une date.
- Nombre : Les Invités seront invités à saisir un nombre.
- Booléen : Les Invités seront invités à répondre par Oui ou Non.
- Liste déroulante : Les Invités seront invités à sélectionner une option dans un menu déroulant.
Les informations saisies dans le champ "Description" seront visibles sous forme d'info-bulle lorsque les Invités sélectionneront des formulaires dans le Portail des Invités.
Comment fonctionne la Correspondance des Champs
Lorsqu'une demande est approuvée, les champs sont mis en correspondance avec les champs de poste en utilisant la logique suivante :
- Le nom du champ doit correspondre.
- Le type de champ doit correspondre.
- Si les deux conditions sont remplies, la valeur sera pré-remplie dans le poste.
- Si l'une des conditions n'est pas remplie, le champ sera ignoré.
Champs de Liste Déroulante
Pour les champs de liste déroulante :
- La valeur sélectionnée doit exister dans les options du champ de poste.
- Si la valeur n'existe pas, le champ ne sera pas pré-rempli.
- Aucune nouvelle valeur de liste déroulante ne sera créée au cours de ce processus.
- Pour modifier un champ, cliquez sur le champ et modifiez son contenu.
Le nom du champ "Nom du poste" ne peut pas être modifié. Cependant, une description personnalisée peut être ajoutée au champ dans n'importe quelle langue. Cette description apparaîtra lorsque les invités rempliront le formulaire.
-
Pour changer l'ordre de vos champs, il suffit de glisser-déposer les champs dans l'ordre souhaité.
-
Pour supprimer un champ, cliquez sur un champ, puis sur l'icône de la corbeille, et enfin cliquez sur "Supprimer" dans la fenêtre contextuelle.
Bonnes Pratiques pour la Configuration des Champs
Pour garantir que les données de demande sont transférées correctement lors de la création de postes :
- Utilisez les mêmes noms de champs que pour vos champs de poste.
- Assurez-vous que le type de champ correspond exactement (par exemple, Texte → Texte, Nombre → Nombre).
- Maintenez une cohérence de nommage (évitez les variations telles que "Salaire" vs "Fourchette salariale" sauf si c'est intentionnel).
- Alignez les options de liste déroulante entre les champs de demande et les champs de poste.
Modifier un Formulaire de Demande de Poste
Les formulaires actuellement utilisés dans des demandes actives ne peuvent pas être modifiés. Vous pouvez modifier le formulaire une fois que toutes les demandes qui l'utilisent sont au statut approuvé ou annulé.
- Rendez-vous sur la page suivante. Alternativement, cliquez sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie "Fonctionnalités" puis la catégorie "Demandes de Poste" puis cliquez sur "Formulaires".
- Cliquez sur les 3 points puis sur "Modifier" dans le menu déroulant.
- Effectuez vos modifications et cliquez sur "Enregistrer".
Les informations saisies dans le champ "Description" seront visibles sous forme d'info-bulle lorsque les Invités sélectionneront des formulaires dans le Portail des Invités.
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Pour modifier les champs du formulaire, cliquez sur "Configurer les champs" et effectuez vos modifications comme expliqué ci-dessous.
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Pour créer un nouveau champ, cliquez sur "Ajouter un champ", remplissez les informations et cliquez sur "Enregistrer".
Voici les différents types de champs :
- Texte : Les Invités pourront écrire du texte jusqu'à 255 caractères.
- Texte long : Les Invités pourront écrire du texte sans limite de caractères.
- Date : Les Invités seront invités à saisir une date.
- Nombre : Les Invités seront invités à saisir un nombre.
- Booléen : Les Invités seront invités à répondre par Oui ou Non.
- Liste déroulante : Les Invités seront invités à sélectionner une option dans un menu déroulant.
Les informations saisies dans le champ "Description" seront visibles sous forme d'info-bulle lorsque les Invités sélectionneront des formulaires dans le Portail des Invités.
- Pour modifier un champ, cliquez sur le champ et modifiez son contenu.
Le nom du champ "Nom du poste" ne peut pas être modifié. Cependant, une description personnalisée peut être ajoutée au champ dans n'importe quelle langue. Cette description apparaîtra lorsque les invités rempliront le formulaire.
- Pour changer l'ordre de vos champs, il suffit de glisser-déposer les champs dans l'ordre souhaité.
- Pour supprimer un champ, cliquez sur un champ, puis cliquez sur l'icône de la corbeille, et enfin cliquez sur "Supprimer" dans la fenêtre contextuelle.
Supprimer un Formulaire de Demande de Poste
Les formulaires actuellement utilisés dans des demandes actives ne peuvent pas être supprimés. Vous pouvez supprimer le formulaire une fois que toutes les demandes qui l'utilisent sont au statut approuvé ou annulé.
- Rendez-vous sur la page suivante. Alternativement, cliquez sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie "Fonctionnalités" puis la catégorie "Demandes de Poste" puis cliquez sur "Formulaires".
- Cliquez sur les 3 points puis sur "Supprimer" dans le menu déroulant.
- Cliquez sur "Supprimer".
Dépannage
Si les champs ne sont pas pré-remplis lors de la création d'un poste :
- Confirmez que le nom du champ correspond exactement.
- Confirmez que le type de champ correspond.
- Vérifiez que le champ de demande contient une valeur.
- Vérifiez que les valeurs de la liste déroulante existent dans les deux formulaires.
- Assurez-vous que le champ correspondant existe dans le formulaire de poste.