การทำงานอัตโนมัติของขั้นตอนการทำงาน

  • 1 นาทีที่อ่าน
Prev Next
Important

ฟีเจอร์ Workflow Automation มีให้ใช้งานเฉพาะในแผน Enterprise และ Enterprise Plus เท่านั้น

i. แต่ละ Global automation และ Job automation จะนับเป็น 1 automation ต่อขีดจำกัด
ii. ขีดจำกัดจะถูกกำหนดตามนโยบายการใช้งานที่เหมาะสม
iii. จำนวน automations ที่สร้างขึ้นจะแสดง automations ที่กำลังใช้งานอยู่ในบัญชีของคุณและจะไม่ถูกรีเซ็ตตามเวลา

Use Cases

อำนวยความสะดวกในการรวบรวมเอกสาร: ส่งอีเมลอัตโนมัติในขั้นตอนเฉพาะเพื่อขอเอกสารหรือข้อมูล (เช่น ใบขับขี่)
ทำงานอัตโนมัติในการนัดสัมภาษณ์: ส่งอีเมลพร้อมลิงก์สำหรับจองช่องปฏิทิน (เช่น Calendly) เมื่อผู้สมัครเข้าสู่ขั้นตอนการสัมภาษณ์
ส่งการประเมินอัตโนมัติ: กำหนดขั้นตอนที่ผู้สมัครจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์สำหรับการประเมิน เช่น การทดสอบเขียนโค้ด
ส่งอีเมลแสดงความยินดีอัตโนมัติ: ส่งอีเมลแสดงความยินดีอัตโนมัติเมื่อผู้สมัครผ่านขั้นตอน
ส่งการปฏิเสธอัตโนมัติ: ส่งอีเมลอัตโนมัติเมื่อผู้สมัครถูกยกเลิกจากกระบวนการ

ประกาศการใช้งานอย่างเป็นธรรม

เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าทุกท่านได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด Manatal ได้กำหนดขีดจำกัดการใช้งานอย่างเป็นธรรมสำหรับเครื่องมือและฟีเจอร์บางอย่าง หากคุณได้ถึงขีดจำกัดเหล่านี้เนื่องจากความต้องการเฉพาะของคุณ กรุณาติดต่อทีมสนับสนุนของเราเพื่อหารือเกี่ยวกับการเพิ่มโควต้าการใช้งานของคุณ

ประเภทของการทำงานอัตโนมัติ

  • Global Automations: การทำงานอัตโนมัติที่อยู่ใน Pipeline level และถูกนำไปใช้กับงานทั้งหมดที่รวม pipeline นั้น
  • Job Automations: การทำงานอัตโนมัติที่อยู่ในระดับงาน และจะทำงานเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง

รายการของ Actions และ Triggers

Triggers:

  • Applied To The Job: ทำงานเมื่อผู้สมัครยื่นใบสมัครผ่านหน้าอาชีพของคุณหรือเว็บไซต์ประกาศงานและเข้าสู่ขั้นตอนแรกของกระบวนการ.
หมายเหตุ

ทริกเกอร์ 'สมัครงาน' สามารถตั้งค่าได้เฉพาะในขั้นตอนแรกของกระบวนการสมัครงานเท่านั้น.

  • Move To: ทำงานเมื่อย้ายผู้สมัครไปยังขั้นตอนเฉพาะ
  • Drop From: ทำงานเมื่อยกเลิกผู้สมัครจากขั้นตอนเฉพาะ

Actions:

  • ส่งอีเมล
Important

การส่งอีเมลด้วย automation ต้องการ:

  • การเชื่อมต่อกับ Gmail หรือ Outlook ของคุณ
  • การเตรียม email templates

เปิดใช้งาน Workflow Automation

Important

การดำเนินการนี้สามารถทำได้โดยผู้ใช้งานที่เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) เท่านั้น

  1. ไปที่ หน้าต่อไปนี้ หรือคลิกที่ "Administration" จากเมนูด้านข้างของคุณ จากนั้นเปิดส่วน "Features" และเลือกการ์ด "Automations"

Administration 1.png

Features.png

image.png

  1. สลับเปิดฟีเจอร์ Automation
    image.png

  2. คลิกที่ "Users" จากนั้นเลือก "Add User" เพื่อให้สิทธิ์ผู้ใช้งานที่ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบในการสร้างและเริ่มใช้งาน Automation
    image.png

Important

ผู้ใช้งานที่ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบที่ไม่ได้รับสิทธิ์ในฟีเจอร์ Automation จะไม่สามารถเริ่มใช้งาน Automation ได้

ตรวจสอบจำนวน Workflow Automation ที่ใช้งาน

Important

การดำเนินการนี้สามารถทำได้โดยผู้ใช้งานที่เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) เท่านั้น

  1. ไปที่ หน้าต่อไปนี้ หรือคลิกที่ "Administration" จากเมนูด้านข้างของคุณ จากนั้นเปิดส่วน "Features" และเลือกการ์ด "Automations"

Admin.png

Features.png

Automations.png

  1. คุณสามารถตรวจสอบจำนวน Automation ที่สร้างขึ้นและขีดจำกัดของ Automation ได้ในส่วน Automations created
    Automations 1.png

การสร้าง Global Automation

Important

การดำเนินการนี้สามารถทำได้โดยผู้ใช้งานที่เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) เท่านั้น

  1. ไปที่ หน้าต่อไปนี้ หรือคลิกที่ "Administration" จากเมนูด้านข้างของคุณ จากนั้นเปิดส่วน "Customization" และเลือกการ์ด "Jobs" จากนั้นคลิก “Custom Job Pipelines”
    Administration 1.png

image.png

image.png

image.png

  1. คลิก "Configure Pipeline" ใต้ Pipeline ที่คุณต้องการเพิ่ม Automation
    image.png

  2. คลิกไอคอนดินสอข้างสเตจที่คุณต้องการเพิ่ม Automation
    image.png

  3. คลิกปุ่ม “Add action”
    image.png

  4. ใส่ชื่อสำหรับ Automation
    image.png

  5. เลือก Trigger จาก Dropdown (เหตุการณ์ที่จะกระตุ้น Automation)
    image.png

  6. เลือก Action ที่จะตาม Trigger
    image.png

  7. เลือก 'From', 'To', และ 'Email Template' จาก Dropdown ถ้าการกระทำคือการส่งอีเมล
    image.png

  8. คลิก "Save" ในป็อปอัป
    image.png

  9. คลิก "Save" ในหน้า Pipeline
    image.png

การสร้าง Job Automation

Important

การดำเนินการนี้สามารถทำได้โดยผู้ดูแลระบบ (Admin) หรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ในฟีเจอร์นี้

  1. ในเมนู Jobs คลิกที่ Job
    image.png

  2. คลิกสามจุดถัดจากชื่อสเตจและเลือก “Automations”
    image.png

image.png

  1. คลิก “+ Add Automation” ใต้สเตจที่คุณต้องการเพิ่ม Automation
    image.png

กำหนด Automation:

  • ใส่ชื่อสำหรับ Automation
    image.png

  • เลือก Trigger จาก Dropdown (เหตุการณ์ที่จะกระตุ้น Automation)
    image.png

  • เลือก Action ที่จะตาม Trigger
    image.png

  • เลือก 'From', 'To', และ 'Email Template' จาก Dropdown ถ้าการกระทำคือการส่งอีเมล
    image.png

  • คลิก "Save" ในป็อปอัป
    image.png

  • คลิก "Done" ใน Automation Kanban
    image.png

การเรียกใช้และการยกเลิกระบบอัตโนมัติ

  1. เรียกใช้ระบบอัตโนมัติโดยการดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนด (เช่น ลากผู้สมัครสำหรับการทำงานอัตโนมัติ "ย้ายไปที่")
  2. จะมีป๊อปอัพปรากฏขึ้น ให้คุณยกเลิกการทำงานอัตโนมัติได้หากต้องการ
  3. หากไม่มีการยกเลิก การทำงานจะเริ่มขึ้นและสามารถดูผลลัพธ์ได้ในบันทึกการทำงานอัตโนมัติ

บันทึกการทำงานอัตโนมัติ

  1. คุณสามารถเข้าถึงบันทึกได้ผ่านลิงก์นี้ หรือคลิกที่ "การจัดการ" จากเมนูด้านข้าง เปิดส่วน "คุณสมบัติ" แล้วคลิกที่การ์ด "ระบบอัตโนมัติ" และคลิกที่ "ประวัติ" อีกวิธีหนึ่งในการเข้าถึงประวัติการทำงานอัตโนมัติคือการคลิกปุ่ม "บันทึก" บนคันบันสำหรับงานอัตโนมัติ
    Administration 1.png

Features.png

image.png

image.png

  1. อีกวิธีหนึ่งในการเข้าถึงประวัติการทำงานอัตโนมัติคือการคลิกปุ่ม "บันทึก" บนคันบันสำหรับงานอัตโนมัติ
    image.png

image.png

  1. ดูการทำงานอัตโนมัติที่ผ่านมาพร้อมสถานะต่างๆ และดำเนินการตามสถานะ
สถานะ คำอธิบาย การดำเนินการที่เป็นไปได้
สร้างแล้ว สร้างระบบอัตโนมัติแล้วและพร้อมทำงาน
สำเร็จ ระบบอัตโนมัติทำงานสำเร็จ
ล้มเหลว การทำงานอัตโนมัติล้มเหลว ลองอีกครั้ง
กำหนดเวลา กำหนดเวลาการทำงานในภายหลัง เรียกใช้ทันที, ยกเลิก
ยกเลิกแล้ว การทำงานถูกยกเลิก ลองอีกครั้ง
กำลังประมวลผล กำลังทำงาน
  1. คุณสามารถกรองบันทึกการทำงานอัตโนมัติตามงานที่เกี่ยวข้อง บุคคลที่เรียกใช้ระบบอัตโนมัติ และสถานะผลลัพธ์

การลบระบบอัตโนมัติแบบทั่วไป

  1. ไปที่หน้าต่อไปนี้ หรือคลิกที่ "การจัดการ" จากเมนูด้านข้าง เปิดส่วน "การปรับแต่ง" แล้วคลิกที่การ์ด "งาน" จากนั้นคลิก "ไปป์ไลน์งานที่กำหนดเอง"
    Administration 1.png

image.png

image.png

image.png

  1. คลิกที่ "กำหนดค่าไปป์ไลน์" สำหรับไปป์ไลน์งานที่คุณต้องการลบระบบอัตโนมัติออก
    image.png

  2. คลิกที่ไอคอนดินสอถัดจากขั้นตอนที่คุณต้องการลบระบบอัตโนมัติออก
    image.png

  3. คลิกที่ไอคอนถังขยะถัดจากชื่อระบบอัตโนมัติและคลิก "ลบ" ในป๊อปอัพยืนยัน
    image.png

  4. คลิก "บันทึก" ในป๊อปอัพ
    image.png

  5. คลิก "บันทึก" ในหน้าไปป์ไลน์
    image.png

การลบระบบอัตโนมัติของงาน

  1. ในเมนูงาน คลิกที่งานที่คุณต้องการลบระบบอัตโนมัติออก
    image.png

  2. คลิกที่จุดสามจุดถัดจากชื่อขั้นตอนและคลิกที่ "ระบบอัตโนมัติ"
    image.png

image.png

  1. คลิกที่จุดสามจุดถัดจากชื่อระบบอัตโนมัติและคลิกที่ตัวเลือก "ลบ"
    image.png

image.png

  1. ในป๊อปอัพยืนยันการลบ คลิกที่ "ลบ"
    image.png

  2. คลิก "เสร็จสิ้น" และระบบอัตโนมัติจะถูกลบออก
    image.png

การปิดใช้งานคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติของขั้นตอนการทำงาน

  1. เข้าไปที่หน้าต่อไปนี้ หรือคุณสามารถไปที่หน้าเดียวกันได้โดยคลิกที่ "การจัดการ" จากเมนูด้านข้าง เปิดหมวดหมู่ "คุณสมบัติ" แล้วคลิกที่ "ระบบอัตโนมัติ"

Home.png

Administration.png

Features.png

  1. จากที่นี่ คุณสามารถปิดใช้งานคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติของขั้นตอนการทำงานได้โดยการปิดสวิตช์
    Automations.png

คำถามที่พบบ่อย

คำถามที่ 1: อีเมลอัตโนมัติจะถูกส่งจากอีเมลของใคร

  • ขึ้นอยู่กับวิธีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติแต่ละรายการ เมื่อกำหนดการดำเนินการทางอีเมล จะมีตัวเลือกให้เลือกผู้ส่ง ซึ่งอาจเป็น:
    • ผู้ใช้ที่เรียกใช้การดำเนินการ (เช่น ย้ายผู้สมัคร)
    • เจ้าของงาน
    • ผู้ใช้เฉพาะ

คำถามที่ 2: สามารถเรียกใช้การดำเนินการหลายอย่างพร้อมกันได้หรือไม่

  • ได้ กำหนดการดำเนินการหลายอย่างต่อขั้นตอน และการดำเนินการเหล่านั้นจะถูกเรียกใช้พร้อมกันเมื่อย้ายผู้สมัครหลายคน