Notetaker IA

Qu'est-ce que le Notetaker IA ?

L'agent Notetaker IA de Manatal rejoint automatiquement vos réunions avec les candidats et les contacts pour enregistrer et résumer les points clés. Cela rationalise votre processus de recrutement en générant des notes de réunion et des analyses directement dans Manatal.

Activation de la fonctionnalité Notetaker IA

1. Rendez-vous sur la page suivante. Sinon, cliquez sur « Administration » dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie « Fonctionnalités », puis la catégorie « Notetaker IA ».
   

   

2. Cliquez sur « Accéder au module complémentaire Notetaker IA ».
   

3. Cliquez sur « Sélectionner un forfait ».
   

4. Cliquez sur « Demander l'activation du module complémentaire Notetaker IA » pour contacter notre équipe afin d'activer la fonctionnalité.
   

Ajouter des crédits Notetaker IA

1. Rendez-vous sur la page suivante. Sinon, cliquez sur « Administration » dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie « Fonctionnalités », puis la catégorie « Notetaker IA ».
   

   

2. Cliquez sur « Augmenter la limite ».
   

3. Demandez le montant de crédit souhaité directement à notre équipe d'assistance via Intercom.
   

Configuration De La Réunion

1. Rendez-vous sur la page suivante. Sinon, cliquez sur votre photo en haut à droite de l'écran, puis sur « Paramètres » dans le menu déroulant et enfin cliquez sur « Intégrations ».

   

   

2. Intégrez votre calendrier en suivant le guide pour Outlook ou Google calendar.
   

Inviter Le Bot Notetaker IA À Vos Réunions

Vous avez deux options pour inviter le bot à vos réunions :

1. Inviter manuellement le Notetaker IA à une réunion
2. Rejoindre automatiquement toutes les réunions avec des contacts/candidats
   

Option 1 : Invitation manuelle :

Il existe 2 façons d'inviter manuellement le bot à vos réunions :

1.1 Via Google ou Outlook Calendar.

1. Créez / modifiez une réunion depuis votre calendrier Google ou Outlook.
2. Invitez le candidat ou le contact à la réunion. Ajoutez le bot en tant que participant en utilisant l'adresse : meeting@manatal.com
3. Cliquez sur « Enregistrer » ou « Envoyer ».

1.2 Via le menu Activités de Manatal.

1. Depuis n'importe quelle page, cliquez sur le bouton « + » dans le coin supérieur droit de votre écran et sélectionnez « Créer une activité ».
   

2. Saisissez un titre et planifiez la date et l'heure de la réunion.

3. Sélectionnez « Candidat » ou « Contact » dans le menu déroulant Lié à et sélectionnez le candidat ou le contact dans le champ suivant.

4. Invitez les participants suivants à la réunion et cliquez sur l'icône + à côté du champ :
   • Le candidat
   • Le Notetaker IA (meeting@manatal.com).
     Cliquez sur « Continuer ». Cela enverra automatiquement une invitation à la réunion au candidat.
     

Option 2 : Jonction automatique :

Pour que le Notetaker IA rejoigne automatiquement toutes les réunions de candidats et de contacts, vous pouvez activer le paramètre « Jonction automatique ».

1. Rendez-vous sur la page suivante. Sinon, cliquez sur votre photo en haut à droite de l'écran, puis sur « Paramètres » dans le menu déroulant et enfin cliquez sur « Notetaker IA ».

   

   

2. Activez le bouton pour « Rejoindre automatiquement toutes les réunions avec des contacts/candidats de votre base de données » afin de permettre au bot de rejoindre automatiquement vos réunions avec les candidats et les contacts.
   

Rejoindre La Réunion

Appel par téléphone (Candidats & Contacts)

Si votre réunion a été configurée à l'aide de Google ou Outlook Calendar, les candidats ou contacts auront la possibilité de rejoindre la réunion en composant leur numéro de téléphone.

1. Cliquez sur l'invitation à la réunion.
   

   

2. Dans la section « Appel par téléphone » sur Outlook et la section « Participer par téléphone » sur Google Calendar, les candidats ou contacts peuvent appeler le numéro de téléphone indiqué et saisir le code de réunion pour rejoindre la réunion.
   

   

3. Lorsque le candidat ou le contact rejoint l'appel à l'heure prévue, le Notetaker IA de Manatal sera déjà présent.
   

Pendant La Réunion

Après La Réunion

Après la réunion, vous pouvez retrouver l'enregistrement et les notes sur le profil du candidat ou du contact concerné.

1. Accédez au profil d'un candidat ou d'un contact ayant participé à la réunion.
   

   

2. Cliquez sur l'onglet « Entretiens » dans le profil du candidat et sur l'onglet « Réunions » dans le profil du contact.
   

   

3. La réunion sera répertoriée ici.
   

   

4. Une fois la réunion terminée, vous pouvez :
   i. Regarder l'enregistrement complet de la réunion.
   ii. Examiner le Résumé de l'Évaluation de l'Entretien dans l'onglet « Évaluations ».
   iii. Lire la transcription complète de la réunion dans l'onglet « Transcription ».

Partage des résultats du Notetaker IA avec les invités

Vous pouvez partager vos résultats de réunion Notetaker IA directement avec des invités, leur permettant de consulter les résumés des candidats, les enregistrements vidéo et les transcriptions complètes des réunions de manière transparente. En savoir plus sur les invités dans ce guide.

Configuration du paramètre d'administration par défaut

1. Rendez-vous sur la page suivante. Sinon, cliquez sur « Administration » dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie « Fonctionnalités », puis la catégorie « Notetaker IA ».
   

   

   

2. Activez l'option « Partager les résultats du Notetaker IA avec les invités par défaut ».

   Note

   • Toutes les nouvelles réunions traitées à partir de ce moment seront automatiquement partagées avec les invités.
   • Ce paramètre n'affecte pas les enregistrements des réunions passées.

   

Partager ou masquer les résultats d'une réunion

1. Ouvrez le profil du candidat et accédez à l'onglet « Entretiens ».
   

2. Ouvrez la réunion spécifique du Notetaker IA. Sous le lecteur vidéo, activez ou désactivez « Partager avec l'invité ».
   
   Un message de confirmation apparaîtra pour confirmer que la réunion est partagée (ou masquée).

   

Ce que voient les invités

Lorsqu'une réunion est partagée et que l'étape du pipeline permet la visibilité, les invités peuvent accéder aux résultats en allant dans le menu Postes, en sélectionnant le poste concerné, en cliquant sur le profil du candidat et en accédant à l'onglet Entretiens. En savoir plus dans ce guide.

À partir de là, ils peuvent consulter :

• Le résumé de la réunion
• L'enregistrement vidéo
• La transcription complète de l'entretien

Langues prises en charge

Le Notetaker IA prend en charge les langues listées ci-dessous. Il détectera et transcrira automatiquement la langue parlée pendant votre réunion.

• bg - Bulgare
• ca - Catalan
• cs - Tchèque
• da - Danois
• de - Allemand
• el - Grec
• en - Anglais
• en_au - Anglais (Australie)
• en_uk - Anglais (Royaume-Uni)
• en_us - Anglais (États-Unis)
• es - Espagnol
• et - Estonien
• fi - Finnois
• fr - Français
• he - Hébreu
• hi - Hindi
• hr - Croate
• hu - Hongrois
• id - Indonésien
• it - Italien
• ja - Japonais
• ko - Coréen
• lt - Lituanien
• lv - Letton
• ms - Malais
• nl - Néerlandais
• no - Norvégien
• pl - Polonais
• pt - Portugais
• ro - Roumain
• ru - Russe
• sk - Slovaque
• sv - Suédois
• th - Thaï
• tr - Turc
• uk - Ukrainien
• vi - Vietnamien
• zh - Chinois

FAQ

1. Que se passe-t-il si je n'ai plus de crédits d'utilisation ou si j'atteins mon quota ?

   Si votre limite de crédit est atteinte, le Notetaker IA ne rejoindra aucune nouvelle réunion. Vous devez ajouter plus de crédits pour reprendre le service.

2. Le bot rejoindra-t-il une réunion si sa date, son heure ou son lien change ?

   Oui. Le bot détectera automatiquement les changements et rejoindra la réunion mise à jour, à condition que toutes les conditions de participation soient toujours remplies.

3. Et si la réunion est supprimée ?

   Si une réunion est supprimée de votre calendrier, le bot ne la rejoindra pas.

4. Le bot se joindra-t-il si mon compte utilisateur est désactivé ?

   Non. Lorsqu'un compte utilisateur est désactivé, le Notetaker IA associé à ce compte cessera de rejoindre les réunions.

5. Que se passe-t-il si je réactive mon compte ?

   Si vous réactivez votre compte et que le paramètre « Jonction automatique » est toujours activé, le bot recommencera à rejoindre vos réunions automatiquement.

6. Que se passe-t-il si mes crédits sont réinitialisés ou prolongés ?

   Le bot reprendra immédiatement sa participation aux réunions, jusqu'à ce que la nouvelle limite de crédit soit atteinte.

7. Que se passe-t-il si mon quota est dépassé pendant une réunion ?

   Si vos crédits s'épuisent pendant une réunion :

   • Réunion en cours : Le Notetaker IA restera et terminera l'enregistrement de la session.
   • Nouvelles réunions : Il ne rejoindra aucune réunion future jusqu'à ce que d'autres crédits soient ajoutés.

8. Comment les montées ou descentes en gamme affectent-elles le bot ?

   Tout changement apporté à votre forfait (montée ou descente en gamme) s'applique immédiatement. Le bot s'adaptera instantanément au nouveau quota.

9. Pourquoi le bot n'a-t-il pas rejoint ma réunion ?
   Le Notetaker IA nécessite des conditions spécifiques pour rejoindre une réunion. Veuillez vérifier les points suivants :

   • La réunion doit être liée à un Candidat ou un Contact au sein de Manatal. Si les participants à la réunion n'incluent pas de candidat ou de contact connu, le bot ne se joindra pas.
   • L'organisateur de la réunion doit avoir son calendrier synchronisé avec Manatal.
   • Le bot ne peut pas contourner automatiquement la salle d'attente. L'hôte doit rejoindre la réunion et admettre le Notetaker. Note : Seul l'hôte reçoit la notification pour admettre les participants.