Notetaker IA

Qu'est-ce Que L'AI Notetaker ?

L'agent AI Notetaker de Manatal rejoint automatiquement vos réunions avec les candidats et les contacts pour enregistrer et résumer les points clés. Cela simplifie votre processus de recrutement en générant des notes de réunion et des informations directement dans Manatal.

Activer La Fonctionnalité AI Notetaker

1. Rendez-vous sur la page suivante. Vous pouvez également cliquer sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrir la catégorie "Fonctionnalités" puis la catégorie "AI Notetaker".
   

   

2. Cliquez sur "Accéder à l'add-on AI Notetaker".
   

3. Cliquez sur "Sélectionner un plan".
   

4. Cliquez sur "Demander l'activation de l'add-on AI Notetaker" pour contacter notre équipe afin d'activer la fonctionnalité.
   

Ajouter des crédits AI Notetaker

1. Rendez-vous sur la page suivante. Vous pouvez également cliquer sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrir la catégorie "Fonctionnalités" puis la catégorie "AI Notetaker".
   

   

2. Cliquez sur "Augmenter la limite".
   

3. Demandez le montant de crédit souhaité directement à notre Équipe de Support via Intercom.
   

Configurer La Réunion

1. Rendez-vous sur la page suivante. Vous pouvez également cliquer sur votre photo en haut à droite de l'écran, puis sur "Paramètres" dans le menu déroulant et enfin cliquer sur "Intégrations".

   

   

2. Intégrez votre calendrier en suivant le guide pour Outlook ou Google agenda.
   

Inviter Le Bot AI Notetaker À Vos Réunions

Vous avez deux options pour inviter le bot à vos réunions :

1. Inviter manuellement l'AI Notetaker à une réunion
2. Rejoindre automatiquement toutes les réunions avec des contacts/candidats
   

Option 1 : Inviter manuellement :

Il y a 2 façons d'inviter manuellement le bot à vos réunions :

1.1 Via Google Agenda ou le Calendrier Outlook.

1. Créez / modifiez une réunion depuis votre calendrier Google ou Outlook.
2. Invitez le candidat ou le contact à la réunion. Ajoutez le bot en tant que participant en utilisant l'adresse : meeting@manatal.com
3. Cliquez sur "Enregistrer" ou "Envoyer".

1.2 Via le menu Activités dans Manatal.

1. Depuis n'importe quelle page, cliquez sur le bouton "+" dans le coin supérieur droit de votre écran et sélectionnez "Créer une activité".
   

2. Entrez un titre et programmez la date et l'heure de la réunion.

3. Sélectionnez "Candidat" ou "Contact" dans le menu déroulant "Relatif à" et sélectionnez le candidat ou contact dans le champ suivant.

4. Invitez les participants suivants à la réunion et cliquez sur l'icône + à côté du champ :
   • Le candidat
   • L'AI Notetaker (meeting@manatal.com).
     Cliquez sur "Continuer". Cela enverra automatiquement une invitation à la réunion au candidat.
     

Option 2 : Rejoindre automatiquement :

Pour que l'AI Notetaker rejoigne automatiquement toutes les réunions avec les candidats et contacts, vous pouvez activer le paramètre "Rejoindre automatiquement".

1. Rendez-vous sur la page suivante. Vous pouvez également cliquer sur votre photo en haut à droite de l'écran, puis sur "Paramètres" dans le menu déroulant et enfin cliquer sur "AI Notetaker".

   

   

2. Activez le bouton "Rejoindre automatiquement toutes les réunions avec des contacts/candidats de votre base de données" pour permettre au bot de rejoindre automatiquement vos réunions avec les candidats et contacts.
   

Rejoindre La Réunion

Se connecter par téléphone (Candidats & Contacts)

Si votre réunion a été configurée à l'aide de Google Agenda ou du calendrier Outlook, les candidats ou contacts auront la possibilité de rejoindre la réunion en composant un numéro de téléphone.

1. Cliquez sur l'invitation à la réunion.
   

   

2. Dans la section 'Participer par téléphone' sur Outlook et la section 'Rejoindre par téléphone' sur Google Agenda, les candidats ou contacts peuvent appeler le numéro de téléphone indiqué et entrer le code de la réunion pour la rejoindre.
   

   

3. Lorsque le candidat ou le contact rejoint l'appel à l'heure prévue, l'AI Notetaker de Manatal sera déjà présent.
   

Pendant La Réunion

Après La Réunion

Après la réunion, vous pouvez retrouver l'enregistrement et les notes sur le profil du candidat ou du contact concerné.

1. Accédez au profil du candidat ou du contact ayant participé à la réunion.
   

   

2. Cliquez sur l'onglet "Entretiens" dans le profil du candidat et sur l'onglet "Réunions" dans le profil du contact.
   

   

3. La réunion sera listée ici.
   

   

4. Une fois la réunion terminée, vous pouvez :
   i. Regarder l'enregistrement complet de la réunion.
   ii. Consulter le résumé de l'évaluation de l'entretien dans l'onglet "Évaluations".
   iii. Lire la transcription complète de la réunion dans l'onglet "Transcription".

Être Notifié Lorsqu'un Résumé est Prêt

Une fois que l'AI Notetaker a traité votre réunion, Manatal vous informe que le résumé est prêt pour que vous puissiez l'examiner immédiatement.

Des notifications sont envoyées pour les réunions avec les candidats et avec les contacts :

• Réunions avec un candidat : la notification ouvre le résumé sur le profil du candidat, dans l'onglet "Entretiens".
• Réunions avec un contact : la notification ouvre le résumé sur le profil du contact, dans l'onglet "Entretiens".

Vous serez notifié(e) à trois endroits :

• Tableau de bord d'accueil : dans le flux de notifications sur votre page d'Accueil.
  
• Cloche de notification : dans le menu déroulant en haut de n'importe quelle page.
  
• E-mail : dans votre boîte de réception, avec le sujet "Vous avez une nouvelle notification".
  

Gérer Vos Préférences De Notification

Vous décidez quelles notifications de l'AI Interviewer vous souhaitez recevoir, et si vous les obtenez dans l'application, par e-mail, ou les deux.

1. Rendez-vous sur la page suivante. Vous pouvez également cliquer sur "Paramètres" dans le menu latéral puis cliquer sur "Notifications".
   

   

2. Faites défiler jusqu'à la section des notifications "Entretiens et Réunions".
   

3. Pour chaque type de notification, activez ou désactivez les boutons 'Dans l'application' et 'E-mail' :

   • AI Notetaker (Candidats) : lorsqu'un résumé est prêt pour une réunion avec un candidat.
   • AI Notetaker (Contacts) : lorsqu'un résumé est prêt pour une réunion avec un contact.
     

Partager Les Résultats AI Notetaker avec Les Invités

Vous pouvez partager les résultats de vos réunions AI Notetaker directement avec des invités, leur permettant d'examiner les résumés des candidats, les enregistrements vidéo et les transcriptions complètes des réunions en toute fluidité. Pour en savoir plus sur les invités, consultez ce guide.

Configurer le Paramètre Administrateur Par Défaut

1. Rendez-vous sur la page suivante. Vous pouvez également cliquer sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrir la catégorie "Fonctionnalités" puis la catégorie "AI Notetaker".
   

   

   

2. Activez l'option 'Partager les résultats de l'AI Notetaker avec les invités par défaut'.

   Note

   • Toutes les nouvelles réunions traitées à partir de ce moment seront automatiquement partagées avec les invités.
   • Ce paramètre n'affecte pas les enregistrements des réunions passées.

   

Partager ou Masquer Les Résultats De La Réunion

1. Ouvrez le profil du candidat et accédez à l'onglet 'Entretiens'.
   

2. Ouvrez la réunion spécifique de l'AI Notetaker. En dessous du lecteur vidéo, activez ou désactivez l'option 'Partager avec l'invité'.
   
   Un message de confirmation apparaîtra pour confirmer que la réunion est partagée (ou masquée).

   

Ce Que Les Invités Voient

Lorsqu'une réunion est partagée et que l'étape du pipeline autorise la visibilité, les invités peuvent accéder aux résultats en allant dans le menu Emplois, en sélectionnant l'offre concernée, en cliquant sur le profil du candidat et en naviguant vers l'onglet Entretiens. Pour en savoir plus, consultez ce guide.

À partir de là, ils peuvent voir :

• Le résumé de la réunion
• L'enregistrement vidéo
• La transcription complète de l'entretien

Langues Prises En Charge

L'AI Notetaker prend en charge les langues listées ci-dessous. Il détectera et transcrira automatiquement la langue parlée lors de votre réunion.

• bg - Bulgare
• ca - Catalan
• cs - Tchèque
• da - Danois
• de - Allemand
• el - Grec
• en - Anglais
• en_au - Anglais (Australie)
• en_uk - Anglais (Royaume-Uni)
• en_us - Anglais (États-Unis)
• es - Espagnol
• et - Estonien
• fi - Finnois
• fr - Français
• he - Hébreu
• hi - Hindi
• hr - Croate
• hu - Hongrois
• id - Indonésien
• it - Italien
• ja - Japonais
• ko - Coréen
• lt - Lituanien
• lv - Letton
• ms - Malais
• nl - Néerlandais
• no - Norvégien
• pl - Polonais
• pt - Portugais
• ro - Roumain
• ru - Russe
• sk - Slovaque
• sv - Suédois
• th - Thaï
• tr - Turc
• uk - Ukrainien
• vi - Vietnamien
• zh - Chinois

FAQ

1. Que se passe-t-il si je n'ai plus de crédits d'utilisation ou si j'atteins mon quota ?

   Si votre limite de crédits est atteinte, l'AI Notetaker ne rejoindra plus de nouvelles réunions. Vous devez ajouter plus de crédits pour reprendre le service.

2. Le bot rejoindra-t-il une réunion si sa date, son heure ou son lien change ?

   Oui. Le bot détectera automatiquement les changements et rejoindra la réunion mise à jour, à condition que toutes les conditions pour rejoindre soient toujours remplies.

3. Que se passe-t-il si la réunion est supprimée ?

   Si une réunion est supprimée de votre calendrier, le bot ne la rejoindra pas.

4. Le bot se connectera-t-il si mon compte utilisateur est désactivé ?

   Non. Lorsqu'un compte utilisateur est désactivé, l'AI Notetaker associé à ce compte cessera de rejoindre les réunions.

5. Que se passe-t-il si je réactive mon compte ?

   Si vous réactivez votre compte et que le paramètre "Rejoindre automatiquement" est toujours activé, le bot recommencera à rejoindre vos réunions automatiquement.

6. Que se passe-t-il si mes crédits sont réinitialisés ou prolongés ?

   Le bot recommencera à rejoindre des réunions immédiatement, en continuant jusqu'à ce que la nouvelle limite de crédits soit atteinte.

7. Que se passe-t-il si mon quota est dépassé pendant une réunion ?

   Si vous n'avez plus de crédits pendant une réunion :

   • Réunion en cours : L'AI Notetaker restera et terminera d'enregistrer la session.
   • Nouvelles réunions : Il ne rejoindra aucune future réunion jusqu'à ce que de nouveaux crédits soient ajoutés.

8. Comment les changements d'abonnement (upgrades ou downgrades) affectent-ils le bot ?

   Toutes les modifications de votre abonnement (upgrades ou downgrades) s'appliquent immédiatement. Le bot s'adaptera instantanément au nouveau quota.

9. Pourquoi le bot n'a-t-il pas rejoint ma réunion ?
   L'AI Notetaker nécessite des conditions spécifiques pour rejoindre une réunion. Veuillez vérifier les éléments suivants :

   • La réunion doit être liée à un Candidat ou à un Contact dans Manatal. Si les participants à la réunion n'incluent pas de candidat ou de contact connu, le bot ne rejoindra pas la réunion.
   • L'hôte de la réunion doit avoir son calendrier synchronisé avec Manatal.
   • Le bot ne peut pas contourner la salle d'attente automatiquement. L'hôte doit rejoindre la réunion et admettre le Notetaker. Remarque : Seul l'hôte reçoit la notification pour admettre des participants.

10. Pourquoi y a-t-il deux paramètres de notification pour l'AI Notetaker ?
    Les réunions avec des candidats et les réunions avec des contacts sont gérées séparément, vous pouvez donc choisir d'être notifié(e) pour l'une, l'autre, ou les deux.

11. J'ai assisté à la réunion mais je n'ai pas été notifié(e). Pourquoi ?
    Les notifications de l'AI Notetaker sont envoyées aux utilisateurs assignés à l'activité de la réunion dans Manatal. Si vous n'étiez pas assigné(e), vous ne recevrez pas la notification, même si vous y avez participé. Vérifiez également que le paramètre concerné de l'AI Notetaker est activé sur la page des Notifications dans le menu Paramètres.

12. Puis-je recevoir uniquement des notifications par e-mail, ou uniquement des notifications dans l'application ?
    Oui. Vous pouvez activer ou désactiver les notifications dans l'application et par e-mail de manière indépendante pour chaque type de notification. Découvrez comment gérer vos préférences de notification dans ce guide.