Qu'est-ce que l'assistant de réunion IA ?
- Cette fonctionnalité est actuellement en version Bêta. Vous pouvez vous attendre à des mises à jour et à des changements concernant l'accessibilité ou la tarification à mesure que nous l'affinons et l'améliorons. Nous apprécions votre patience et sommes ouverts à tout commentaire que vous pourriez avoir. Merci d'être un des premiers utilisateurs !
L'assistant de réunion IA de Manatal rejoint automatiquement vos réunions avec les candidats et les contacts pour enregistrer et résumer les points clés. Cela simplifie votre processus de recrutement en générant des notes de réunion et des informations directement dans Manatal.
Activer la fonctionnalité de l'assistant de réunion IA
- L'assistant de réunion IA est une fonctionnalité additionnelle disponible sur demande.
- Ceci ne peut être demandé que par un utilisateur Administrateur.
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Rendez-vous sur la page suivante. Alternativement, cliquez sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie "Fonctionnalités" et ensuite la catégorie "Assistant de réunion IA".
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Cliquez sur "Accéder au module complémentaire Assistant de réunion IA".
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Cliquez sur "Nous contacter".
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Cliquez sur "Demander l'activation du module complémentaire Assistant de réunion IA" pour contacter notre équipe et activer la fonctionnalité.
Vous pouvez également contacter notre équipe d'assistance par e-mail à l'adresse support@manatal.com pour activer la fonctionnalité.
Ajouter des crédits pour l'assistant de réunion IA
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Rendez-vous sur la page suivante. Alternativement, cliquez sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie "Fonctionnalités" et ensuite la catégorie "Assistant de réunion IA".
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Cliquez sur "Augmenter la limite".
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Cliquez sur "Nous contacter" pour demander le montant de crédits souhaité directement auprès de notre équipe d'assistance via Intercom.
- Lors de la planification, le bot réserve automatiquement un quota de crédits pour toute réunion débutant dans l'heure suivante. Cependant, si une réunion n'a pas de participants, aucun crédit n'est réellement consommé. Les crédits réservés sont libérés et réintégrés à votre compte après 5 minutes (une fois que le bot quitte la file d'attente).
- Lorsque vous n'avez plus de crédits, une bannière apparaîtra sur votre compte.
- L'assistant de réunion ne rejoindra pas de nouvelles réunions. Les sessions existantes se poursuivront jusqu'à leur achèvement.
Configurer la réunion
Pour permettre à Manatal de synchroniser vos réunions planifiées, vous devez intégrer votre calendrier Outlook ou Google.
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Rendez-vous sur la page suivante. Alternativement, cliquez sur votre photo en haut à droite de l'écran, puis sur "Paramètres" dans le menu déroulant et enfin sur "Intégrations".
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Intégrez votre calendrier en suivant le guide pour Outlook ou Google Agenda.
Inviter le bot assistant de réunion IA à vos réunions
Vous avez deux options pour inviter le bot à vos réunions :
- Inviter manuellement l'assistant de réunion IA à une réunion
- Rejoindre automatiquement toutes les réunions avec des contacts/candidats
Le bot rejoindra automatiquement une réunion si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- La réunion est prévue pour commencer dans les 2 minutes.
- Au moins un participant est un candidat ou un contact enregistré dans Manatal.
- L'invitation à la réunion contient une URL de réunion vidéo valide.
Le bot attendra dans la "salle d'attente" de la réunion pendant 5 minutes. Si un participant n'admet pas le bot dans ce laps de temps, il partira automatiquement.
Option 1 : Inviter manuellement :
Vous pouvez inviter manuellement le bot à vos réunions de 2 manières :
1.1 Via Google Agenda ou Outlook Calendar.
- Créez / modifiez une réunion depuis votre Google Agenda ou Outlook Calendar.
- Invitez le candidat ou le contact à la réunion. Ajoutez le bot comme participant en utilisant l'adresse : meeting@manatal.com
- Cliquez sur "Enregistrer" ou "Envoyer".
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Après avoir configuré les réunions dans votre Google Agenda ou Outlook Calendar, accédez au tableau des Activités dans Manatal en cliquant sur "Activités" dans le menu latéral.
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Vérifiez vos réunions à venir pour confirmer qu'elles ont été synchronisées correctement avec Manatal. Si vos dernières réunions n'apparaissent pas immédiatement, cliquez sur "Synchroniser" pour actualiser la connexion entre votre calendrier et Manatal.
1.2 Via le menu Activités dans Manatal.
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Depuis n'importe quelle page, cliquez sur le bouton "+" en haut à droite de votre écran et sélectionnez "Créer une activité".
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Saisissez un titre et planifiez la date et l'heure de la réunion.
- Pour que le bot rejoigne la réunion, définissez la durée à 60 minutes ou moins.
- Sélectionnez "Candidat" ou "Contact" dans le menu déroulant "Lié à" et sélectionnez le candidat ou le contact dans le champ suivant.
Le bot ne rejoindra aucune réunion enregistrée dans "Activités" à moins que le champ "Lié à" ne soit défini sur "Candidat" ou "Contact".
- Invitez les participants suivants à la réunion et cliquez sur l'icône + à côté du champ :
- Le candidat
- L'assistant de réunion IA (meeting@manatal.com).
Cliquez sur "Continuer". Cela enverra automatiquement une invitation à la réunion au candidat.
Option 2 : Rejoindre automatiquement :
Pour que l'assistant de réunion IA rejoigne automatiquement toutes les réunions avec les candidats et les contacts, vous pouvez activer le paramètre "Rejoindre automatiquement".
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Rendez-vous sur la page suivante. Alternativement, cliquez sur votre photo en haut à droite de l'écran, puis sur "Paramètres" dans le menu déroulant et enfin sur "Assistant de réunion IA".
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Activez le bouton "Rejoindre automatiquement toutes les réunions avec les contacts/candidats de votre base de données" pour permettre au bot de rejoindre automatiquement vos réunions avec les candidats et les contacts.
Rejoindre la réunion
Se connecter par téléphone (Candidats & Contacts)
Si votre réunion a été configurée à l'aide de Google Agenda ou Outlook Calendar, les candidats ou contacts auront la possibilité de rejoindre la réunion en se connectant avec leur numéro de téléphone.
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Cliquez sur l'invitation à la réunion.
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Dans la section "Se connecter par téléphone" sur Outlook et "Rejoindre par téléphone" sur Google Agenda, les candidats ou contacts peuvent appeler le numéro de téléphone indiqué et entrer le code de la réunion pour la rejoindre.
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Lorsque le candidat ou le contact rejoindra l'appel à l'heure prévue, l'assistant de réunion IA de Manatal sera déjà présent.
Pendant la réunion
L'assistant de réunion IA rejoint la réunion 1 minute avant son début et ne quitte qu'après le dernier participant ; sinon, il reste et les crédits continuent d'être consommés.
Après la réunion
Après la réunion, vous pouvez retrouver l'enregistrement et les notes sur le profil du candidat ou du contact concerné.
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Naviguez vers le profil d'un candidat ou d'un contact qui a assisté à la réunion.
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Cliquez sur l'onglet "Entretiens" dans le profil du candidat et sur l'onglet "Réunions" dans le profil du contact.
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La réunion sera listée ici.
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Vous pouvez regarder l'enregistrement de la réunion et faire défiler pour lire la transcription complète de la réunion.
Toutes les transcriptions sont générées par IA.
FAQ
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Que se passe-t-il si je manque de crédits d'utilisation ou si j'atteins mon quota ?
Si votre limite de crédits est atteinte, l'assistant de réunion IA ne rejoindra aucune nouvelle réunion. Vous devez ajouter plus de crédits pour reprendre le service.
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Le bot rejoindra-t-il une réunion si sa date, son heure ou son lien changent ?
Oui. Le bot détectera automatiquement les changements et rejoindra la réunion mise à jour, à condition que toutes les conditions de participation soient toujours remplies.
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Que se passe-t-il si la réunion est supprimée ?
Si une réunion est supprimée de votre calendrier, le bot ne la rejoindra pas.
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Le bot rejoindra-t-il la réunion si mon compte utilisateur est désactivé ?
Non. Lorsqu'un compte utilisateur est désactivé, l'assistant de réunion IA associé à ce compte cessera de rejoindre les réunions.
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Que se passe-t-il si je réactive mon compte ?
Si vous réactivez votre compte et que le paramètre "Rejoindre automatiquement" est toujours activé, le bot reprendra automatiquement le processus de rejoindre vos réunions.
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Que se passe-t-il si mes crédits sont réinitialisés ou prolongés ?
Le bot recommencera immédiatement à rejoindre les réunions, et ce, jusqu'à ce que la nouvelle limite de crédits soit atteinte.
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Que se passe-t-il si mon quota est dépassé pendant une réunion ?
Si vos crédits s'épuisent pendant une réunion :
- Réunion en cours : L'assistant de réunion IA restera et terminera l'enregistrement de la session.
- Nouvelles réunions : Il ne rejoindra aucune future réunion tant que des crédits supplémentaires n'auront pas été ajoutés.
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Comment les mises à niveau ou les rétrogradations affectent-elles le bot ?
Toute modification de votre forfait (mises à niveau ou rétrogradations) s'applique immédiatement. Le bot s'ajustera instantanément au nouveau quota.
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Pourquoi le bot n'a-t-il pas rejoint ma réunion ?
L'assistant de réunion IA ne rejoint que les réunions liées à un profil de candidat ou de contact dans votre compte Manatal. Si les participants à la réunion n'incluent pas un candidat ou un contact connu, le bot ne la rejoindra pas.