Notetaker IA

Qu'est-ce Que L'AI Notetaker ?

L'agent Manatal AI Notetaker rejoint automatiquement vos réunions avec les candidats et les contacts pour enregistrer et résumer les points clés. Cela simplifie votre processus de recrutement en générant des notes de réunion et des informations directement dans Manatal.

Activation De La Fonctionnalité AI Notetaker

1. Rendez-vous sur la page suivante. Sinon, cliquez sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie "Fonctionnalités" puis la catégorie "AI Notetaker".
   

   

2. Cliquez sur "Accéder à l'Add-on AI Notetaker".
   

3. Cliquez sur "Sélectionner un forfait".
   

4. Cliquez sur "Demander l'activation de l'Add-on AI Notetaker" pour contacter notre équipe afin d'activer la fonctionnalité.
   

Ajouter Des Crédits AI Notetaker

1. Rendez-vous sur la page suivante. Sinon, cliquez sur "Administration" dans votre menu latéral, ouvrez la catégorie "Fonctionnalités" puis la catégorie "AI Notetaker".
   

   

2. Cliquez sur "Augmenter la limite".
   

3. Demandez le montant de crédit souhaité directement auprès de notre équipe d'assistance via Intercom.
   

Configuration De La Réunion

1. Rendez-vous sur la page suivante. Sinon, cliquez sur votre photo en haut à droite de l'écran, puis sur "Paramètres" dans le menu déroulant et enfin cliquez sur "Intégrations".

   

   

2. Intégrez votre calendrier en suivant le guide pour Outlook ou Google calendar.
   

Inviter Le Bot AI Notetaker À Vos Réunions

Vous avez deux options pour inviter le bot à vos réunions :

1. Inviter manuellement l'AI Notetaker à une réunion
2. Rejoindre automatiquement toutes les réunions avec des contacts/candidats
   

Option 1 : Inviter manuellement :

Il existe 2 façons d'inviter manuellement le bot à vos réunions :

1.1 Via Google ou Outlook Calendar.

1. Créez / modifiez une réunion depuis votre calendrier Google ou Outlook.
2. Invitez le candidat ou le contact à la réunion. Ajoutez le bot en tant que participant en utilisant l'adresse : meeting@manatal.com
3. Cliquez sur "Enregistrer" ou "Envoyer".

1.2 Via le menu Activités dans Manatal.

1. Depuis n'importe quelle page, cliquez sur le bouton "+" dans le coin supérieur droit de votre écran et sélectionnez "Créer une activité".
   

2. Entrez un titre et planifiez la date et l'heure de la réunion.

3. Sélectionnez "Candidat" ou "Contact" dans le menu déroulant "Lié à" et sélectionnez le candidat ou le contact dans le champ suivant.

4. Invitez les participants suivants à la réunion et cliquez sur l'icône + à côté du champ :
   • Le candidat
   • L'AI Notetaker (meeting@manatal.com).
     Cliquez sur "Continuer". Cela enverra automatiquement une invitation de réunion au candidat.
     

Option 2 : Auto-join :

Pour que l'AI Notetaker rejoigne automatiquement toutes les réunions de candidats et de contacts, vous pouvez activer le paramètre "Auto-join".

1. Rendez-vous sur la page suivante. Sinon, cliquez sur votre photo en haut à droite de l'écran, puis sur "Paramètres" dans le menu déroulant et enfin cliquez sur "AI Notetaker".

   

   

2. Activez le bouton "Rejoindre automatiquement toutes les réunions avec des contacts/candidats de votre base de données" pour permettre au bot de rejoindre automatiquement vos réunions avec les candidats et les contacts.
   

Rejoindre La Réunion

Participer par téléphone (Candidats & Contacts)

Si votre réunion a été configurée via le calendrier Google ou Outlook, les candidats ou contacts auront la possibilité de rejoindre la réunion en composant leur numéro de téléphone.

1. Cliquez sur l'invitation à la réunion.
   

   

2. Dans la section 'Participer par téléphone' sur Outlook et la section 'Participer par téléphone' sur le calendrier Google, les candidats ou contacts peuvent appeler le numéro de téléphone indiqué et saisir le code de réunion pour rejoindre la réunion.
   

   

3. Lorsque le candidat ou le contact rejoint l'appel à l'heure prévue, le Manatal AI Notetaker sera déjà présent.
   

Pendant La Réunion

Après La Réunion

Après la réunion, vous pouvez trouver l'enregistrement et les notes sur le profil du candidat ou du contact concerné.

1. Accédez au profil d'un candidat ou d'un contact ayant participé à la réunion.
   

   

2. Cliquez sur l'onglet "Entretiens" dans le profil du candidat et sur l'onglet "Réunions" dans le profil du contact.
   

   

3. La réunion sera listée ici.
   

   

4. Une fois la réunion terminée, vous pouvez :
   i. Regarder l'enregistrement complet de la réunion.
   ii. Consulter le résumé de l'évaluation de l'entretien dans l'onglet "Évaluations".
   iii. Lire la transcription complète de la réunion dans l'onglet "Transcription".

Langues Prises En Charge

L'AI Notetaker prend en charge les langues listées ci-dessous. Il détectera et transcrira automatiquement la langue parlée pendant votre réunion.

• bg - Bulgare
• ca - Catalan
• cs - Tchèque
• da - Danois
• de - Allemand
• el - Grec
• en - Anglais
• en_au - Anglais (Australie)
• en_uk - Anglais (Royaume-Uni)
• en_us - Anglais (États-Unis)
• es - Espagnol
• et - Estonien
• fi - Finnois
• fr - Français
• he - Hébreu
• hi - Hindi
• hr - Croate
• hu - Hongrois
• id - Indonésien
• it - Italien
• ja - Japonais
• ko - Coréen
• lt - Lituanien
• lv - Letton
• ms - Malais
• nl - Néerlandais
• no - Norvégien
• pl - Polonais
• pt - Portugais
• ro - Roumain
• ru - Russe
• sk - Slovaque
• sv - Suédois
• th - Thaï
• tr - Turc
• uk - Ukrainien
• vi - Vietnamien
• zh - Chinois

FAQ

1. Que se passe-t-il si je n'ai plus de crédits d'utilisation ou si j'atteins mon quota ?

   Si votre limite de crédit est atteinte, l'AI Notetaker ne rejoindra aucune nouvelle réunion. Vous devez ajouter plus de crédits pour reprendre le service.

2. Le bot rejoindra-t-il une réunion si sa date, son heure ou son lien change ?

   Oui. Le bot détectera automatiquement les changements et rejoindra la réunion mise à jour, à condition que toutes les conditions de participation soient toujours remplies.

3. Et si la réunion est supprimée ?

   Si une réunion est supprimée de votre calendrier, le bot ne la rejoindra pas.

4. Le bot rejoindra-t-il la réunion si mon compte utilisateur est désactivé ?

   Non. Lorsqu'un compte utilisateur est désactivé, l'AI Notetaker associé à ce compte cessera de rejoindre les réunions.

5. Que se passe-t-il si je réactive mon compte ?

   Si vous réactivez votre compte et que le paramètre "Auto-join" est toujours activé, le bot reprendra automatiquement sa participation à vos réunions.

6. Que se passe-t-il si mes crédits sont réinitialisés ou prolongés ?

   Le bot recommencera à rejoindre les réunions immédiatement, jusqu'à ce que la nouvelle limite de crédit soit atteinte.

7. Que se passe-t-il si mon quota est dépassé pendant une réunion ?

   Si vous manquez de crédits pendant une réunion :

   • Réunion en cours : L'AI Notetaker restera et terminera l'enregistrement de la session.
   • Nouvelles réunions : Il ne rejoindra aucune réunion future jusqu'à ce que de nouveaux crédits soient ajoutés.

8. Comment les mises à niveau ou les déclassements affectent-ils le bot ?

   Tout changement apporté à votre forfait (mise à niveau ou déclassement) s'applique immédiatement. Le bot s'adaptera instantanément au nouveau quota.

9. Pourquoi le bot n'a-t-il pas rejoint ma réunion ?
   L'AI Notetaker nécessite des conditions spécifiques pour rejoindre une réunion. Veuillez vérifier les points suivants :

   • La réunion doit être liée à un Candidat ou un Contact dans Manatal. Si les participants à la réunion n'incluent pas de candidat ou de contact connu, le bot ne la rejoindra pas.
   • L'hôte de la réunion doit avoir son calendrier synchronisé avec Manatal.
   • Le bot ne peut pas contourner la salle d'attente automatiquement. L'hôte doit rejoindre la réunion et admettre le Notetaker. Note : Seul l'hôte reçoit la notification pour admettre les participants.