Automatización de flujos de trabajo

Automatizaciones permiten a los usuarios crear y gestionar acciones automatizadas personalizadas activadas por eventos específicos en Manatal.

Tipos de automatizaciones

• Automatizaciones Globales: Automatizaciones que existen a nivel de Pipeline y se aplican a todos los trabajos que incorporen ese pipeline.
• Automatizaciones de Trabajo: Automatizaciones que existen a nivel de Trabajo y se ejecutan solo para un trabajo específico.

Lista de acciones y desencadenantes

Desencadenantes:

• Mover A: Activado al mover un candidato a una etapa específica.
• Eliminar de: Activado al eliminar a un candidato de una etapa específica.

Acciones:

• Enviar un correo electrónico

Habilitar automatizaciones

1. Vaya a la siguiente página. Alternativamente, haga clic en "Administración" en su menú lateral, abra la sección "Características" y luego seleccione la tarjeta "Automatizaciones".

2. Active la función de automatización.
   

3. Haga clic en "Usuarios", luego en "Agregar Usuario" para otorgar acceso a usuarios no administradores específicos para crear y activar automatizaciones.

Verificación de su Balance de Automatizaciones

1. Vaya a la siguiente página. Alternativamente, haga clic en "Administración" en su menú lateral, abra la sección "Características" y luego seleccione la tarjeta "Automatizaciones".

2. Puede encontrar el número de automatizaciones creadas y el límite para las automatizaciones en la sección de automatizaciones creadas.
   

Creación de una automatización global

1. Diríjase a la siguiente página. Alternativamente, haga clic en "Administración" en su menú lateral, abra la sección "Personalización" y luego la tarjeta "Trabajos". Luego haga clic en "Tuberías de trabajo personalizadas".
   

2. Haz clic en "Configurar Pipeline" debajo del pipeline en el que deseas agregar una automatización.
   

3. Haz clic en el ícono de lápiz junto a la etapa en la que deseas agregar la automatización.
   

4. Haz clic en el botón "Agregar acción".
   

5. Ingresa un nombre para la automatización.
   

6. Selecciona el desencadenador del menú desplegable (un evento después del cual deseas que se active la automatización).
   

7. Selecciona la acción que seguirá a ese desencadenador.
   

8. Selecciona 'De', 'Para' y 'Plantilla de correo electrónico' de sus respectivos menús desplegables si la acción es enviar un correo electrónico.
   

9. Haz clic en "Guardar" en el cuadro emergente.
   

10. Haz clic en "Guardar" en la página del Pipeline.
    

Creación de una Automatización de Trabajo

1. En el menú de Trabajos, haz clic en un trabajo.
   

2. Haz clic en los tres puntos junto al nombre de una etapa y selecciona "Automatizaciones".
   

3. Haz clic en "+ Agregar Automatización" debajo de la etapa en la que deseas agregar una automatización.
   

4. Define la automatización:

• Ingresa un nombre para la automatización.

• Selecciona el desencadenador del menú desplegable (un evento después del cual deseas que se active la automatización).

• Selecciona la acción que seguirá a ese desencadenador.
  

• Selecciona 'De', 'Para' y 'Plantilla de correo electrónico' de sus respectivos menús desplegables si la acción es enviar un correo electrónico.
  

• Haz clic en "Guardar" en el cuadro emergente.
  

• Haz clic en "Hecho" en el Kanban de Automatización.
  

Activación y Cancelación de una Automatización

1. Activa una automatización realizando la acción respectiva (por ejemplo, arrastra un candidato para una automatización de "Mover a").
2. Aparecerá un pop-up que te permitirá cancelar la automatización si es necesario.
3. Si no se cancela, la ejecución comenzará y los resultados se pueden ver en los registros de automatización.

Registros de Automatización

1. Puedes acceder a los registros a través de este enlace. Alternativamente, haz clic en "Administración" en tu menú lateral, abre la sección "Características" y luego la tarjeta "Automatizaciones" y haz clic en "Historial". Otra forma de acceder al historial de automatización es haciendo clic en el botón "Registros" en el kanban de automatización para un trabajo.

2. Otra forma de acceder al historial de automatización es haciendo clic en el botón "Registros" en el kanban de automatización para un trabajo.

3. Observa las automatizaciones ejecutadas anteriormente con diferentes estados y toma acciones basadas en el estado.

4. Puedes filtrar los registros de automatización por trabajo relacionado, persona que activó la automatización y estado del resultado.

Eliminación de una Automatización Global

1. Dirígete a la siguiente página. Alternativamente, haz clic en "Administración" en tu menú lateral, abre la sección "Personalización" y luego la tarjeta "Trabajos". Luego haz clic en "Tuberías de Trabajo Personalizadas".
   

2. Haz clic en "Configurar Tubería" para la Tubería de Trabajo de la cual deseas eliminar la automatización.
   

3. Haz clic en el ícono de lápiz junto al escenario del cual deseas eliminar la automatización.
   

4. Haz clic en el ícono de basura junto al nombre de la automatización y luego en "Eliminar" en el mensaje de confirmación que aparece.
   

5. Haz clic en "Guardar" en el mensaje emergente.
   

6. Haz clic en "Guardar" en la página de la Tubería.
   

Eliminación de una Automatización de Trabajo

1. En el menú de Trabajos, haz clic en un trabajo del cual deseas eliminar la automatización.
   

2. Haz clic en los tres puntos junto al nombre de un escenario y selecciona "Automatizaciones".
   

3. Haz clic en los tres puntos junto al nombre de la automatización y selecciona la opción "Eliminar".
   

4. En el mensaje emergente de confirmación de eliminación, haz clic en "Eliminar".
   

5. Haz clic en "Listo" y la automatización será eliminada.
   

Desactivando la función de Automatización de Flujo de Trabajo

1. Visita la siguiente página. Si lo prefieres, puedes llegar al mismo destino haciendo clic en "Administración" desde tu menú lateral, abre la categoría "Características" y luego haz clic en "Automatizaciones".

2. Desde aquí, puedes desactivar la función de Automatización de Flujo de Trabajo desactivándola.

Preguntas Frecuentes

Q1. ¿De quién será el correo electrónico enviado automáticamente?

• Eso depende de cómo se configuró cada automatización. Al definir una acción de correo electrónico, habrá una opción para elegir el remitente. Puede ser:
  • El usuario que activó la acción (es decir, movió al candidato)
  • El propietario del trabajo
  • Un usuario específico

Q2. ¿Se pueden activar múltiples acciones al mismo tiempo?

• Sí, define múltiples acciones por etapa y se activarán simultáneamente al mover varios candidatos.