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Automatización del Flujo de Trabajo
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Automatización del Flujo de Trabajo

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Resumen del artículo

Las automatizaciones permiten a los usuarios crear y gestionar acciones automatizadas personalizadas activadas por eventos específicos en Manatal.

Importante

La función de Automatización de Flujo de Trabajo solo está disponible en los planes Enterprise y Enterprise Plus.

i. Cada automatización Global y de Trabajo cuenta como una automatización hacia el límite.
ii. Los límites se establecen en base a una política de uso justo.
iii. El número de automatizaciones creadas refleja las automatizaciones activas actuales en su cuenta y no se restablece con el tiempo.

Casos de Uso

Facilitar la Recopilación de Documentos: Activar un correo electrónico en una etapa específica para solicitar documentos o información (por ejemplo, licencia de conducir).
Automatizar la Programación de Entrevistas: Enviar un correo electrónico con un enlace para reservar un espacio en el calendario (por ejemplo, Calendly) cuando un candidato llega a la etapa de entrevista.
Automatizar el Envío de Evaluaciones: Seleccionar una etapa donde los candidatos reciban un correo electrónico con un enlace de evaluación, como una prueba de codificación.
Automatizar el Reconocimiento de Etapa: Enviar automáticamente un correo electrónico de felicitación cuando un candidato pasa una etapa.
Automatizar el Rechazo: Enviar un correo electrónico automatizado cuando un candidato es eliminado del proceso.

Aviso de uso justo

Para garantizar la mejor experiencia para todos los clientes, Manatal aplica un límite de uso justo en ciertas herramientas y funciones. Si ha alcanzado estos límites debido a sus necesidades específicas, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte para discutir el aumento de su asignación de uso.

Tipos de automatizaciones

  • Automatizaciones Globales: Automatizaciones que existen a nivel de Pipeline y se aplican a todos los trabajos que incorporan ese pipeline
  • Automatizaciones de Trabajo: Automatizaciones que existen a nivel de Trabajo y se ejecutan solo para un trabajo específico

Lista de acciones y disparadores

Disparadores:

  • Aplicó al Puesto: Se activa cuando un candidato aplica a un puesto a través de tu Página de Carreras o Tableros de Empleo y entra en la primera etapa del embudo.
Nota

El disparador 'Aplicó al Puesto' solo puede configurarse para la primera etapa de un embudo de trabajo.

  • Mover A: Se activa al mover un candidato a una etapa específica.
  • Eliminar De: Se activa al eliminar un candidato de cierta etapa.

Acciones:

  • Enviar un correo electrónico
Importante

El envío de correos electrónicos mediante automatización requiere:

Habilitación de la Automatización de Flujo de Trabajo

Importante

Esta acción solo puede ser realizada por un usuario administrador.

  1. Diríjase a la siguiente página. Alternativamente, haga clic en "Administración" desde su menú lateral, abra la sección "Características" y luego la tarjeta "Automatizaciones".

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Features.png

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  1. Active la función de automatización.
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  2. Haga clic en "Usuarios", luego en "Agregar Usuario" para otorgar a usuarios no administradores específicos acceso para crear y activar automatizaciones.
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Importante

Los usuarios no administradores que no se agregan a la función de automatización no activarán automatizaciones.

Verificación de su Saldo de Automatización de Flujo de Trabajo

Importante

Esta acción solo puede ser realizada por un usuario administrador.

  1. Diríjase a la siguiente página. Alternativamente, haga clic en "Administración" desde su menú lateral, abra la sección "Características" y luego la tarjeta "Automatizaciones".

Admin.png

Features.png

Automations.png

  1. Puede encontrar el número de automatizaciones creadas y el límite de automatizaciones en la sección Automatizaciones creadas.
    Automations 1.png

Creación de una Automatización Global

Importante

Esta acción solo puede ser realizada por un usuario administrador.

  1. Diríjase a la siguiente página. Alternativamente, haga clic en "Administración" desde su menú lateral, abra la sección "Personalización" y luego la tarjeta "Trabajos". Luego haga clic en "Pipelines de Trabajo Personalizados".
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  1. Haga clic en "Configurar Pipeline" bajo el pipeline al que desea agregar una automatización.
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  2. Haga clic en el icono de lápiz junto a la etapa donde desea agregar la automatización.
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  3. Haga clic en el botón "Agregar acción".
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  4. Ingrese un nombre para la automatización
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  5. Seleccione el disparador del menú desplegable (un evento que desea que active la automatización)
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  6. Seleccione la acción que seguirá a ese disparador
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  7. Seleccione 'De', 'Para' y 'Plantilla de Correo Electrónico' de sus respectivos menús desplegables si la acción es enviar un correo electrónico.
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  8. Haga clic en "Guardar" en la ventana emergente.
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  9. Haga clic en "Guardar" en la página del Pipeline.
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Creación de una Automatización de Trabajo

Importante

Esta acción solo puede ser realizada por un usuario administrador o no administradores agregados a la función.

  1. En el menú de Trabajos, haga clic en un trabajo.
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  2. Haga clic en los tres puntos junto al nombre de una etapa y seleccione "Automatizaciones".
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  1. Haga clic en "+ Agregar Automatización" bajo la etapa a la que desea agregar una automatización.
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  2. Defina la automatización:

  • Ingrese un nombre para la automatización

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  • Seleccione el disparador del menú desplegable (un evento que desea que active la automatización)

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  • Seleccione la acción que seguirá a ese disparador
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  • Seleccione 'De', 'Para' y 'Plantilla de Correo Electrónico' de sus respectivos menús desplegables si la acción es enviar un correo electrónico.
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  • Haga clic en "Guardar" en la ventana emergente.
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  • Haga clic en "Listo" en el Kanban de Automatización.
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Activación y cancelación de una automatización

  1. Active una automatización realizando la acción correspondiente (por ejemplo, arrastrar un candidato para una automatización de "Mover a").
  2. Aparecerá una ventana emergente que le permitirá cancelar la automatización si es necesario.
  3. Si no se cancela, la ejecución comienza y los resultados se pueden ver en los registros de automatización.

Registros de automatización

  1. Puede acceder a los registros a través de este enlace. Alternativamente, haga clic en "Administración" en el menú lateral, abra la sección "Características" y luego la tarjeta "Automatizaciones" y haga clic en "Historial". Otra forma de acceder al historial de automatización es haciendo clic en el botón "Registros" en el kanban de automatización de un trabajo.
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  1. Otra forma de acceder al historial de automatización es haciendo clic en el botón "Registros" en el kanban de automatización de un trabajo.
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  1. Vea las automatizaciones ejecutadas anteriormente con diferentes estados y tome acciones basadas en el estado.
EstadoDescripciónAcción posible
CreadoAutomatización creada y lista para ejecutar
ÉxitoAutomatización ejecutada con éxito
FallidoLa ejecución de la automatización fallóReintentar
ProgramadoEjecución programada para más tardeActivar ahora, Cancelar
CanceladoEjecución canceladaReintentar
ProcesandoLa ejecución está en curso
  1. Puede filtrar los registros de automatización por trabajo relacionado, persona que activó la automatización y estado del resultado

Eliminación de una automatización global

  1. Diríjase a la siguiente página. Alternativamente, haga clic en "Administración" en el menú lateral, abra la sección "Personalización" y luego la tarjeta "Trabajos". Luego haga clic en "Tuberías de trabajo personalizadas".
    Administration 1.png

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  1. Haga clic en "Configurar tubería" para la tubería de trabajo de la que desea eliminar la automatización.
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  2. Haga clic en el icono de lápiz junto a la etapa de la que desea eliminar la automatización.
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  3. Haga clic en el icono de papelera junto al nombre de la automatización y haga clic en "Eliminar" en la ventana emergente de confirmación.
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  4. Haga clic en "Guardar" en la ventana emergente.
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  5. Haga clic en "Guardar" en la página de la tubería.
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Eliminación de una automatización de trabajo

  1. En el menú Trabajos, haga clic en un trabajo del que desee eliminar la automatización.
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  2. Haga clic en los tres puntos junto al nombre de una etapa y haga clic en "Automatizaciones".
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  1. Haga clic en los tres puntos junto al nombre de la automatización y haga clic en la opción Eliminar.
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  1. En la ventana emergente de confirmación de eliminación, haga clic en "Eliminar".
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  2. Haga clic en "Listo" y la automatización se elimina.
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Desactivación de la función de automatización de flujo de trabajo

  1. Visite la siguiente página. Si lo prefiere, puede llegar al mismo destino haciendo clic en "Administración" en el menú lateral, abra la categoría "Características" y luego haga clic en "Automatizaciones".

Home.png

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  1. Desde aquí, puede desactivar la función de automatización de flujo de trabajo desactivándola.
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Preguntas frecuentes

P1. ¿Desde qué correo electrónico se enviarán los correos electrónicos automatizados?

  • Eso depende de cómo se configuró cada automatización. Al definir una acción de correo electrónico, habrá una opción para elegir el remitente. Puede ser:
    • Usuario que activó la acción (es decir, movió al candidato)
    • Propietario del trabajo
    • Usuario específico

P2. ¿Se pueden activar múltiples acciones al mismo tiempo?

  • Sí, defina múltiples acciones por etapa, y se activarán simultáneamente al mover varios candidatos.
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